Laatst las ik een interessant artikel in de Harvard Business Review over hoe CEO’s met hun tijd omgaan. Omdat tijd de meest schaarse hulpbron is, is het managen ervan een van hun belangrijkste taken. Het artikel gaf een paar interessante inzichten. Dus mocht u CEO zijn – of aspiraties hebben – lees dan vooral verder.
Eerst werd de scope en methode van het onderzoek beschreven. Men had 27 CEO’s voor een periode van 3 maanden intensief gevolgd. Daarbij waren de 27 personal assistants gevraagd de tijd en activiteiten van hun directieleden nauwlettend, tot op het kwartier, te rapporteren. 24 uur per dag, 7 dagen per week. Zo werden in totaal bijna 60.000 CEO-uren verzameld en in kaart gebracht.
Op deze manier werd het inzicht geboden hoeveel tijd CEO’s besteden aan werk of persoonlijke activiteiten. Hoe vaak zitten ze in vergaderingen versus hoe vaak zijn ze in hun eentje aan het nadenken of reflecteren? Hoe vaak vallen ze terug op e-mail in verhouding tot face-to-face gesprekken? Spenderen ze veel tijd in het bedrijf of vaak buiten de organisatie met bijvoorbeeld relaties? Aangezien we niet allemaal in de c-suite zitten, beschrijf ik nu 2 dingen waarmee iedereen zich kan identificeren: e-mails en vergaderingen.
In theorie zouden e-mails de CEO’s moeten helpen bij het terugdringen van vergaderingen en zo hun productiviteit verhogen. In de praktijk blijken ze echter een ineffectieve en gevaarlijke tijdverspiller te zijn. E-mail leidt af van het eigenlijke werk, verlengt de werkdag, onderbreekt tijd voor gezin en reflectie en draagt niet bij aan echte gesprekken. Bovendien kan de wijze waarop en vooral wanneer een CEO op zijn mail reageert – ’s avonds, in het weekend of tijdens vakantie – een slecht signaal afgeven richting de rest van de organisatie. De uiterst briljante oplossing voor dit e-mailprobleem was het hebben van een goede personal assistant die de inkomende mailstroom filtert en delegeert voordat de CEO er zelf naar kijkt. Voor de gewone sterveling dus niet iets wat zomaar binnen handbereik ligt.
Zou men dan wel goede raad hebben voor de overvloed aan vergaderingen? Jazeker: maak deze korter en effectiever. Beoordeel welke vergaderingen echt noodzakelijk zijn, delegeer de rest en schrap wat onnodig is. Het inkorten is ook een handige tip. Vaak worden vergaderingen gepland in een programma als Outlook wat ‘norm’-vergadertijden meegeeft. Of soms is er in het bedrijf een standaard aanwezig. Vaak kunnen vergaderingen waarvoor een uur staat gepland, worden afgerond in 30 of zelfs 15 minuten. Wanneer hier goed naar wordt gekeken, kan een enorme tijdswinst worden geboekt. Of zoals één van de CEO’s het bracht: “waar ze ook om vragen, geef ze de helft.” Ik mag hopen dat dit alleen betrekking had op de vergadertijden.
Graag trek ik CEO wat breder en maak ik er ‘ondernemer’ van. Zoals ik ernaar kijk, is een ondernemer het liefste bezig met ondernemen. Wat daarbij hoort en hoe hij zijn tijd verdeelt, is voor elke ondernemer verschillend. Onze toegevoegde waarde daarbij is, dat wij als specialist in risico’s en verzekeringsoplossingen die zorgen weg-managen uit het hoofd van de ondernemer en zijn agenda. Hij houdt daardoor meer tijd over voor de dingen die hij echt belangrijk vindt: meer in gesprek gaan met zijn mensen, het nemen van strategische beslissingen of gewoon een goede nachtrust.
Wilt u in gesprek gaan over uw bedrijf, uw risico’s of uw agendabeheer? Dan nodig ik u graag uit bij ons in de Schouten Toren. Wie weet kunnen we nog wat interessante inzichten uitwisselen.
Publicatiedatum: 06 november 2019